CIS-執行與規劃


一、成立CIS組織
      為順利推動農會CIS制度,取得授權之農會須先遴選合適人員組成CIS決策委員會與執行委員會,在農委會委辦單位的協助下,負責執行與推動CIS導入工作。

二、實施CIS教育訓練輔導

      舉辦全體員工CIS教育訓練,係達成認知與共識最有效的途徑,農會通過授權審核後,農訓協會將主動推薦CIS相關課程內容,以供農會參採。首先,針對單位主管或核心幹部進行推動CIS研討會,以增進共識。其次,各農會可自辦「認識CIS」全員參與的教育訓練,至少三至四小時,課程內容應包含:認識CIS、農會為什麼要導入CIS、如何執行及導入CIS對農會有什麼助益等。訓練可參考本執行手冊以了解CIS理論、步驟說明及實務案例。同時亦可安排參觀國內實施CIS績效良好之農會或企業。

三、資料蒐集

      CIS的實施是長期性的工作,農會可依預算及需求分階段導入。首先,必須透過CIS執行委員會統計彙整未來農會導入CIS的項目及費用(例如:農會現有的文書用品、車輛、招牌等項目及數量,以及導入CIS農會相關資訊),其次,蒐集已導入CIS農會組織概況、業務種類、導入CIS經過及執行情形、預算、設計公司等)。而現有的文書用品應該持續使用至用罄再全面運用新標誌的文具用品,以節省成本。

四、研擬CIS工作計畫
      研擬CIS工作計畫,以使農會導入CIS的目標及方向能明確,並可讓獲選之設計公司更清楚了解農會的需求。工作計畫內容應包括下列:
1)實施CIS的目標與期望效益
2CIS執行委員名單及分工
3CIS執行計畫(執行內容、期程、執行方法等)
4)依實施進度編列預算細目
5)檢核及修正

五、甄選設計公司、簽約

      為保障農會與設計公司雙方的權益,並確認導入的過程順利執行,農會與設計公司或設計顧問需簽訂合約書。

六、取得標誌試行使用權典禮 (*依農會需斟酌辦理)

       可考慮舉辦標誌試行使用權典禮,邀請媒體記者參加並發布新聞稿。藉由媒體對外宣布農會致力於改善形象的決心,並對內宣示即將導入CIS,激勵員工全力配合。

**執行成功關鍵
1、應成立CIS執行委員會並明確分工及授權。
2、總幹事應貫徹導入CIS的決心,並獲得全體選聘人員之共識決心。
3、全體員工確實了解農會為何推動CIS,且能積極投入CIS
4、每年研擬CIS工作計畫,並按照進度編列預算執行。


CIS執行流程

CIS小組組織架構

       CIS的建立及有效推動有賴農會全體員工之積極投入。為達成目標而建立的CIS組織及架構應有明確的職務分工,此關係到未來推動CIS的成效。農會在這方面應該採嚴謹且積極的態度,並應注重成員彼此間的溝通及共識。

農會CIS組成包括決策委員會及執行委員會,前者為指導、督導與決策單位,後者為執行單位。

(1) CIS決策委員會
成員包括約(9~13人)
工作內容

1) 農會選任人員﹝理事長、常務監事﹞
2) 總幹事
3) 單位主管﹝秘書、企劃、會務、推廣、信用、總務、會計等單位主管應優先列入﹞
4) CIS主辦人員
5) 外聘CIS專家﹝可依實際狀況聘任

1) CIS重大決策
2) CIS計畫草案確認
3) CIS計畫執行成效的評估
4) CIS預算的編列控制
5) CIS導入後的考估與修正



(2) 執行小組 (*依農會內部實際運作規劃)



CIS組織職稱
負責單位
姓名
職稱
召集人
總幹事
副召集人
秘書
主辦人員
文書組
會務股
總務組
會計
企劃執行組
企稽/會務股
教育訓練組
企稽/會務股
視覺設計組
推廣股
公關活動組
推廣股


**執行成功關鍵

1)委員會的成員對推動CIS具有共識並經常溝通、交換意見。

(2)組織成員的分工明確,主辦人員善於協調。

(3)總幹事重視組織功能,充分授權,並且要求員工確實執行各項工作。

(4)總幹事確認CIS組織及架構能達成目標。

(5)組織內部建立有效資訊傳遞系統。



執行評估

1)組織成員是否能熱誠參與?

2)組織成員是否有共識、能有效溝通?

3)組織內是否有專責人員負責執行及管理各項事務?

4)組織成員是否每人均了解本身的職責及工作內容?

5CIS承辦人是否有能力整合小組成員意見及作為,以及居中協調溝通?